Il COA di Biella formula una serie di quesiti in materia di processo telematico, con specifico riguardo alle modalità di deposito di files audio e video.

In particolare, chiede di sapere se:

1. esista un modo per produrre files audio e video, se del caso mediante loro adeguata conversione, che ne consenta la produzione diretta in via informatica attraverso il PCT e la successiva fruizione, senza particolari problematiche, da parte del Giudice e delle altre controparti;
2. in caso di risposta negativa, se sia corretta la richiesta da parte degli Uffici Giudiziari di produzione di files audio e video su di unità esterne rimovibili USB solamente in “copia forense” (con i relativi conseguenti costi), ovvero se possa ritenersi altrettanto valida l’alternativa produzione su semplice ed unico supporto USB di detti files, riservando la produzione di copia forense solo in ipotesi di contestazione;
3. in ogni caso, considerato che la produzione su supporto esterno di files audio e video è consequenziale all’impossibilità di deposito diretto telematico, se si condivida l’applicazione alla fattispecie dell’esenzione dal pagamento dei diritti di copia ai sensi dell’art. 40 del D.P.R. n. 115/2002, comma 1-quater ed 1-quinquies.

La risposta è resa nei termini seguenti.
Il decreto del Ministero della giustizia 21 febbraio 2011, n. 44, pur nella versione risultante a seguito delle modifiche ed integrazioni apportate con decreto del Ministro della giustizia 29 dicembre 2023, n. 217 (GU n. 303 del 30-1-2023), mantiene invariata – secondo quanto previsto dall’articolo 12 – la rispondenza dei documenti informatici allegati alla elencazione contenuta nelle specifiche tecniche ex art. 34 del medesimo decreto.
La Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia ha posto recentemente in consultazione una nuova versione delle menzionate specifiche tecniche. Il nuovo testo condiviso in consultazione pubblica, se confermato, risolverebbe di per sé la questione dei formati ammessi ampliando le previsioni e contemplando il deposito di file nei formati comuni audio e video.
Ciononostante, fino all’emanazione delle nuove specifiche tecniche continuano ad applicarsi le disposizioni vigenti e, pertanto, non è al momento possibile effettuare un deposito telematico dei formati audio e video. Ne consegue – nonostante non vi sia uniformità negli orientamenti della giurisprudenza – che il deposito di file in formati non consentiti dalle citate Specifiche tecniche del processo telematico, come ad esempio i file video e audio, possa essere effettuato solo mediante deposito in cancelleria del supporto informatico (CD- ROM), accompagnato da una nota di deposito con le specifiche – anche della tipologia – dei file contenuti nell’unità e la motivazione per la quale si procede al deposito tradizionale in cancelleria.
Appare, altresì, corretta la prassi del deposito materiale in cancelleria dei files audio e video su un supporto CD/DVD per ciascuna parte processuale onde evitare problemi di duplicazione.
Si sconsiglia l’utilizzo di chiavette USB sia per i maggiori costi sia per questioni di integrità dei file ivi contenuti e sia, infine, perché i dispositivi USB dichiarano una data retention di 10 anni a differenza dei DVD che dichiarano in grado di preservare i file ivi contenuti per 30 anni.
In quanto correlata alla questione qui affrontata, si evidenzia la prassi seguita in alcuni Tribunali, del deposito in “copia di cortesia” (essendo permessa tale modalità se contenente solo file nei formati previsti) dei file audio e/o video compressi in formato zip o rar attraverso il deposito telematico, dando atto del deposito in cancelleria dei medesimi file su supporto CD/DVD. Soluzione extra legem che appare empiricamente preferita all’alternativa di utilizzare un file pdf come contenitore di un file video o audio, atteso oltretutto il rischio che le altre parti processuali e, prima ancora, il giudice, non dispongano dell’apposito programma per la sua apertura. Tale ultima notazione assorbe il profilo degli eventuali costi connessi alle copie.

Consiglio nazionale forense, parere n. 17 del 19 aprile 2024